Miten lähdet ratkaisemaan henkilöstön vaihtuvuutta?

1.11.2022 — Ross Lantea

Vaihtuvuuden syiden selvittäminen vaatii pitkäjänteistä tekemistä, mutta lopputulos on erittäin palkitseva

Osaavista ja sitoutuneista työntekijöistä koostuva tiimi auttaa yritystäsi kasvamaan ja saamaan kilpailuetua. Vastavuoroisesti huonosti sitoutunut tiimi ja osaamaton tiimit voivat viedä liiketoimintaasi nopeasti laskukannalle. Tästä syystä henkilöstöjohtajat pyrkivät kovalla kädellä pitämään henkilöstön vaihtuvuuden alhaisena ja maksimoimaan henkilöstön sitoutuneisuutta.

Tästä syystä henkilöstön vaihtuvuusanalyysi on arvokasta tietoa koko liiketoiminnalle. Lisäksi vaihtuvuuden ymmärtäminen auttaa estämään työntekijöitä lähtemästä, pitämään kiinni huippuosaajista ja avaa ovia ymmärrykseen, että miten henkilöstön pitovoimaa voidaan lisätä.

Syitä miksi yrityksissä halutaan luoda henkilöstön vaihtuvuusanalyysejä on useita ja nämä ovat aina yrityskohtaisia, kuitenkin samoja teemoja toistuu hyvin useasti kuten

  • Taloudelliset tekijät (vaihtuvuus maksaa paljon ja uuden osaavan työntekijän rekrytointi, kouluttaminen ja vauhtiin saaminen on useasti pitkä sekä hintava prosessi)
  • Vaihtuvuuden ennakointi
  • Löytää ratkaisu miten sitouttaa henkilöstöä paremmin ja lisätä pitovoimaa, joka voidaan saavuttaa tietämällä miksi vaihtuvuutta tapahtuu

Tässä artikkelissa tavoitteena on antaa sinulle ymmärrys miten voit lähteä tarttumaan henkilöstön vaihtuvuuteen ja mitä asioita sinun tulisi huomioida.

1 - Vaihtuvuuden eri kategoriat

On olemassa hyvää ja huonoa vaihtuvuutta, estettävissä olevaa ja ei estettävissä olevaa vaihtuvuutta ja näiden sisällä lepää monia muita vaikutustekijöitä. Helppo tapa lähestyä nykytilannetta on alapuolella olevan kuvaesimerkin avulla. Tämä myös tulee osoittamaan teille sisäisesti teidän nykytiedon puutteen tai rikkauden koskien henkilöstön vaihtuvuutta.

Tämä tukemiseksi kannatta miettiä seuraavia kysymyksiä ja kirjoittaa sisäisesti nämä ylös.

1 – Onko vaihtuvuudessa tapahtunut isoa muutosta 2 vuoden sisällä?
Mikäli vastaus on kyllä, onko teidän rooli työnantajana muuttunut merkittävästi? Esimerkki: Yritys X on viimeiset kolme vuotta siirtänyt myyntiä vahvemmin verkkopainotteiseksi, jolloin myymälä myyjien päivät ovat saattaneet hiljentyä huomattavasti vaikuttaen onnistumisen mahdollisuuksiin, myynteihin ja ansaittavaan komissioon.

2 – Mikä on teidän vaihtuvuusprosentti tällä hetkellä?

3 – Onko lähtijät vanhoja vai tuoreita työntekijöitä? Keskimääräinen työsuhdeaika vaihtuvuuden tapahtuessa?
Mikäli vaihtuva henkilöstö koostuu enemmän uusista työntekijöistä voi tämä olla vahva merkki siitä, että rekrytointi ja koulutus on ollut heikkoa tai esimerkiksi työnkuvaus ei ollut realistinen. Mikäli työsuhdeaika vaihtuvuuden tapahtuessa olisi esimerkiksi 2 vuotta, voi tämä kertoa että työntekijät eivät näe urakehitysmahdollisuuksia.

4 – Vaihtuvuuden synnyttämät kustannukset?
On tärkeätä tietää mitä vaihtuvuus kustantaa yhtiöllenne, sillä tämä voi olla merkittävä tekijä paremman tuloksen luomisessa ja resurssien varaamisessa projektille. Lisäksi nykytilanne ja kustannukset asettavat lähtökohdat, jolloin esimerkiksi vuoden päästä voidaan verrata miten paljon taloudellisesti ollaan säästetty vaihtuvuuden vähentämisellä. Tämä myös motivoi johtoa suuntamaan lisäresursseja mm. Työhyvinvointiin, työtyytyväisyyden kehittämiseen ja sitoutuneisuuden kehittämiseen.

5 – Kerätäänkö tällä hetkellä vaihtuvuudesta dataa? Exit keskustelut ja tai kyselyt?
Mikäli tällä hetkellä ei kerätä dataa vaihtuvuudesta, aloittakaa tämän kerääminen ja tallentaminen mahdollisimman pian.

6. Onko tietoa mihin työntekijät lähtevät?

2 - Vaihtuvuus analyysin toteuttaminen

Vaihtuvuus analyysiin koko, yksityiskohdat sekä kompleksisuus vaihtelevat hyvin paljon yrityksittäin. On hyvin erilaista toteutta vaihtuvuus analyysi yhtiöön, jossa työntekijöitä on 100 ja kaikki työskentelevät Suomessa vs kansainvälisesti toimiva yhtiö jossa on 3000 työntekijää kymmenessä eri maassa. Olemme pyrkineet tekemään suoraviivaisen esimerkin alapuolelle, jota pystyt mukauttamaan ja supistamaan tai laajentamaan tarpeidenne mukaisesti.

3 - Data ja työkalut kuntoon

Useasti löydät tiedot, joita tarvitset työntekijöiden vaihtuvuusanalyysin tekemiseen HR järjestelmästäsi. Analyysin tavoitteista riippuen saatat haluta kerätä seuraavanlaista tietoa kuten:

  • Osasto
  • Ikä
  • Sukupuoli
  • Palkka
  • Asema
  • Työsuhde tyyppi ja kesto

Lisäksi Kiva Workilla tehtävät Exit kyselyt ovat arvokas tiedonlähde, jota kannattaa hyödyntää analyysin toteuttamisessa.

4 - Vaihtuvuustyypin tunnistaminen

Vaihtuvuus data sisältää tietoa vapaaehtoisesti lähteneistä ja irtisanotuista lähtijöistä. Vapaaehtoisen ja irtisanottujen vaihtuvuuksien ymmärtäminen auttaa sinua saamaan tarkemman kuvan yhtiönne vaihtuvuuden tilasta.

Vapaaehtoinen vaihtuvuus syntyy, kun työntekijät lähtevät yrityksestä omasta valinnastaan. Yleensä tämän tyyppinen vaihtuvuus on yritykselle kalliimpaa, koska se merkitsee pääasiassa paremman suorituskyvyn menettämistä. Tämä johtaa yleensä hetkellisiin tai pidempiaikaisiin aukkoihin työntekijän rooliin kuuluvilla alueilla, jossa työntekijän osaaminen ja työpanos on ollut merkittävä. Tämä vastaavasti johtaa useasti siihen, että tämä aukko on täytettävä nopeasti, joko ulkoisella tai sisäisellä kandidaatilla. Nämä ovat myös lähes aina aikaa vieviä projekteja sekä hintalapultaan tyyriitä.

Esimerkkejä vapaaehtoisesta vaihtuvuudesta:

  • Sisäinen siirtymä toiseen työtehtävään tai lokaatioon
  • Toisen työn vastaanottaminen
  • Eläköityminen
  • Vuorotteluvapaa
  • Henkilökohtaiset syyt
  • Kolutuksen aloittaminen tai jatkaminen
  • Työtyytymättömyys

5 - Syventyminen ja vertaaminen

Syventymällä ja vertaamalla vaihtuvuustekijöitä, pystyt rakentamaan jo konkreettista ymmärtämistä vaihtuvuuden taustalle.

Tässä muutama esimerkki:

1 – Työsuhdetyyppi ja kesto vaihtuvuuden tapahtuessa
Esimerkiksi, jos moni työntekijä lähtee 2 vuoden kohdalla, voi tämä olla vahva merkki urakehityksen puutteesta ja etenemismahdollisuuksista.

2 – Osastot tai tiimit joissa on korkea vaihtuvuus?
Mikäli jossakin osastoissa tai tiimeissä on korkea vaihtuvuus, mistä tämä johtuu? Tämä voi olla merkki suuresta työn kuormittavuudesta, huonosta johtamisesta tai resurssien puutteesta.

6 - Datan rikastaminen

Vaikka saatatkin pystyä tekemään nopeasti melko tarkkoja oletuksia miksi työntekijät lähtevät, kannattaa sinun kuitenkin validoida hypoteesejasi tarkasti, jotta voit varmistaa nämä oikeaksi. Muutama esimerkki näistä ovat Exit kyselyt ja haastattelut.

Exit haastatteluissa ja kyselyissä kannattaa kysyä, lähtevätkö työntekijät uranvaihdoksen, tyytymättömyyden vai parempien mahdollisuuksien johdosta. Tämä tulee vahvistamaan luomiasi hypoteeseja vaihtuvuuden syille.

Muista myös, että ääripäistä on hyötyä. Haastattele ja toteuta kohdistettuja kyselyitä työntekijöille, jotka ovat tehneet pitkän uran yhtiössänne. Tämä useasti avaa näkemyksiä ja kertoo mitkä ovat olleet heille isoimpia tekijöitä uran jatkamiseen teillä ja antaa sinulle tietoa miten lisätä pitovoimaa henkilöstön suhteen.

7 - Vaihtuvuuden syyt

Luonnollisesti sinun täytyy ymmärtää vaihtuvuuden syyt, ennen kuin aloitat projektin tämän kehittämiseksi. Vaihtuvuusanalysiin yhteenveto on erittäin tärkeä, ja tässä täytyykin kuvata syyt sekä avata nämä tarkasti kerättyjen tietojen avulla.

Tässä kohtaa vaihtuvuuden syyt + sen tuomat kustannukset ovat vahva raportti johdolle, joka saa varmasti johdon edistämään asian kehittämistä ja eteenpäin viemistä.

Kiva Workin kokonaisvaltainen konsepti, jossa yhdistyy henkilöstöanalytiikka, toimintamallit sekä asiakkuuspäällikön tuki auttavat sinua varmasti jos tavoitteesi on syventyä henkilöstön vaihtuvuuteen. Kiva Work on ainoa markkinoilla, joka tarjoaa työntekijäkohtaista anonyymiä dataa (työntekijäkohtainen anonyymi profiiliraportti), joka kuvaa myös koko työntekijän elinkaarta, on ollut merkittävä avain monen vaihtuvuusprojektin onnistumiselle

Haluatko tutustua ratkaisuumme paremmin?