Menu
7.11.2022 – Ross Lantea
Kuinka useasti meidän pitäisi tehdä kyselyitä? Entä kuinka monta kysymystä tulisi olla kyselyssä? Mikä on hyvä eNPS tulos meidän toimialalla? Voidaanko benchmarkata meidän tuloksia muihin toimijoihin? Meillä on sen verran matala hierarkia että kerran kahteen vuoteen tehtävä kysely varmaan riittää?
Nämä ovat olleet yleisimpiä kysymyksiä henkilöstöjohtajilta, kun aiheena on henkilöstökyselyt ja henkilöstöanalytiikka. Näihin tulen vastaamaan artikkelin yhteenvedossa!
Henkilöstöanalytiikan maailma on viime vuosina aloittanut merkittävän kasvamisen, ja tullut osaksi hyvin monen niin pienien kuin myös suurien kansainvälisten toimijoiden arkipäivää. Kuitenkin mitä tulee henkilöstökyselyihin ja analytiikkaan, niin tapoja hyödyntää tätä on lukuisia, jolloin helposti yrityksissä päädytään keskittymään vähemmän merkityksellisiin asioihin.
Tällä hetkellä hyvin monessa yrityksessä osaamisessa ja ymmärtämisessä henkilöstöanalytiikassa on isoja aukkoja, mutta halu HR:ssa kehittyä tällä saralla on aivan valtava.
Kuitenkin tämä kuilu näkyy vahvasti myös niiden HR päättäjien toiminnassa, joilla on aito halu kehittyä tällä saralla. Tästä konkreettinen esimerkki on kerran vuodessa toteutettavat laajat ja yleisluontoiset kyselyt, jotka ovat ehtineet juurtua monen yrityksen toimintatapaan, kuin myös ajatusmaailmaan, jota tällä hetkellä moni henkilöstöanalytiikkaa tarjoava taho yrittää kitkeä pois kuin rikkaruohoja konsonaan!
Jotta voin tällä kirjoituksella auttaa juuri Sinua, täytyy minun aloittaa kitkemällä muutama rikkaruoho historian suhteen pois, ennen kuin voimme mennä itse asian ytimeen, sillä kevyt konteksti ymmärrys on välttämätöntä.
Tässä artikkelissa kuvaan perinteisten henkilöstökyselyiden ja analytiikan allikot ja miten näitä estetään. Kuitenkin tärkeimpänä asiana mihin tässä artikkelissa keskitymme on tapa miten luomme henkilöstöanalytiikalla konkreettista arvoa liiketoiminnalle sekä työyhteisölle!
Kun toimme Kiva Workin markkinoille vuonna 2021, oli meidän missiomme selkeä kuin vesi! Auttaa yrityksiä ymmärtämään paremmin henkilöstöänsä, tuoda automatisoitu ja ketterä tapa HR:lle tehdä henkilöstökyselyitä ja saada data visualisoitua niin selkeäksi, että tuumasta toimeen tarttuminen olisi helppoa. Kuitenkin yli 200 HR päättäjän kanssa keskusteltua ylempänä kuvatut haasteet yllättivät koko tiimimme täysin. Yllättävintä myös oli, että monella näistä yrityksistä oli kuitenkin kohtuullisen moderni teknologinen ratkaisu käytössä, mutta kaikki muu konkreettinen toiminta ja prosessit joko uupuivat, eivät olleet selkeitä tai olivat rakennettu hyvin heikolle pohjalle.
Toisin sanoen syyt miksi nämä ovat tulleet isoimmiksi haasteiksi ovat vahvasti linkittyneet teknologiaan. Haasteeksi on noussut, että teknologia ja käytännön menetelmät eivät ole kulkeneet käsikädessä. Teknologia kuten myös Kiva Work on tuonut yrityksille mahdollisuuden tehdä ketterästi henkilöstökyselyitä ja saada tieto automatisoidusti selkeään muotoon, mutta silti johto löyti itsensä liian useasti umpikujasta kyselyn tulosten kanssa tai vastaavasti mitään merkittävää ei saatu aikaiseksi.
Tämä johtuu muutamasta seikasta:
Nämä ovat johtaneet siihen, että henkilöstöanalytiikka on yksi suurimmista puutteista yrityksissä, jolla on valtava vaikutus henkilöstöön ja liiketoimintaan!
Tämän artikkelin missiona on tuoda sinulle ymmärrystä miten henkilöstöanalytiikka kuuluisi tulla yhdeksi yrityksesi peruspilariksi ja miten voit luoda edellytykset onnistumiseen. Tämän jälkeen tulee vasta itse teknologia, ei toisinpäin!
Miettikkää yhdessä avainhenkilöiden kanssa mitä haluatte selvittää ja miksi?
Tiedonkeruulle täytyy olla tavoite ja tulosten olisi hyvä olla esihenkilöiden hyödynnettävissä nopeasti ja tietenkin johdon tukena liiketoiminnan kehittämisessä.
Henkilöstökyselyiden ja analytiikan tavoitteet kannattaa aina ottaa joko liiketoiminta tai henkilöstöstrategiasta tai liiketoiminta- ja henkilöstöhaasteista, tai kaikista näistä.
Kun luot henkilöstöanalytiikalle ja kyselyille tavoitteet on sinun huomattavasti helpompi linjata ja priorisoida tekemistäsi sekä miettiä kyselyn sisältöä sekä aihealueita, jotta ne ajavat tavoitteitanne. Ei myyntiäkään tehdä ilman tavoitteita ja prosesseja, ja ei tehdä myöskään henkilöstökyselyitä!
Alapuolella näkyvä kuvaesimerkki on hyvin suoraviivainen tapa henkilöstöanalytiikan tavoitteiden määrittelemiselle. Varsinkin alkuvaiheessa on koko homman ydin pitää kokonaisuus suoraviivaisena ja selkeänä sekä antaa tilaa muutoksille, kun ajatus sekä ymmärrys kehittyvät.
Kun tavoitteet ovat linjattu, on sinun huomattavasti helpompi miettiä alapuolella olevia esimerkkikysymyksiä, jotka ovat erittäin tärkeitä elementtejä siihen miten henkilöstökyselyitä ja analytiikkaa hyödynnetään:
Kun olet linjannut tavoitteet ja tiedät mitä osa-alueita lähdet edistämään, on tärkeä vaihe priorisoida tekeminen ja pilkkoa se pienemmiksi sekä helpommin hallittaviksi osiksi. Aivan kuten myynnissä 1.2 miljoonan vuositavoite pilkottaisiin todennäköisesti 100 000 euron kuukausitavoitteisiin, jonka jälkeen vaadittaviin aktiviteetteihin.
Tämä auttaa sinua hahmoittamaan myös lyhyen aikavälin tavoitteet (nopeat voitot), pitkän aikavälin tavoitteet (isot voitot – vaativat enemmän aikaa ja työtä) sekä mitkä ovat tärkeitä stattisia mittareita joita haluatte käyttää näiden ohella.
Lisäksi tämä harjoite auttaa sinua priorisoimaan tekemistäsi sekä auttaa sinua pysymään oikealla kurssilla! Tavoitteet ja priorisoinnit saattavat muuttua ajansaatossa, ja tämä on täysin normaalia. Kun osaaminen ja ymmärrys kehittyvät sekä tietoa on enemmän saatavilla, on normaalia tehdä kevyitä muutoksia.
Lyhyen aikavälin tavoitteet (Quick Wins) ja pitkän aikavälin tavoitteet (Big Bets)
Yksi erittäin tärkeä osa-alue on huomioida oma sisäinen kyvykkyys. Eli kysyä, onko meillä kompetenssia tällä hetkellä saavuttaa tämä tavoite ja mitä tavoitteen saavuttaminen vaatii mm. osaamiselta, prosesseilta, muilta avainhenkilöiltä ja teknologialta?
Tämä on erittäin tärkeätä, sillä mikäli resurssit ja osaaminen on vielä alkuvaiheessa, voi suureen tavoitteeseen pyrkiminen olla epärealistista ja uuvuttavaa. Lisäksi kokemuksen vähäisyys luo isot mahdollisuudet astua isoon kuoppaan useamman kerran.
Tästä syystä suosittelenkin jos yritys on alkuvaiheessa henkilöstökyselyiden ja analytiikan kanssa, on lähteä metsästämään nopeita voittoja (Quick Wins). Nopeat voitot nostavat itseluottamusta, käytännön kokemusta ja osaaminen kasvaa huomattavasti nopeammin sekä johto saadaan mukaan tekemiseen paremmin kun tuloksia voidaan näyttää mm. Säästöissä, kasvussa, tehokkuudessa ja niin edelleen. Lisäksi nopeiden voittojen hakeminen on hyvä lähestyminen, jolloin sisäiset toimintamallit kehittyvät nopeasti, peruspilarit saadaan pystytettyä, henkilöstö on saatu osallistettua tekemiseen ja analytiikka kulttuuria kasvatettua.
Näiden myötä sinulla on huomattavasti enemmän eväitä ja tietoa mitä asioita huomioida, kun lähdet ajamaan kohti isompia ja haastavempia tavoitteita. Alapuolella näkyvä kuva esimerkki havainnollistaa miten voit visualisoida sisäisesti mihin tavoitteisiin aiotte aidosti ryhtyä.
Kun olet linjannut tavoitteet ja tiedät mitä osa-alueita aiot edistää lyhyessä ja pitkässä juoksussa, voidaan nämä paloitella vuosikelloksi, jolloin tavoitteiden edistäminen on suoraviivaista ja kohdistetumpaa, ja mikä tärkeintä sinulle huomattavasti helpompi hallita.
Alapuolella on Kiva Workin vuosikello esimerkki, joka kuvastaa miten tavoitteet, kyselyiden sykli ja aihealueet voidaan
pilkkoa helposti hallittaviksi.
Tämän lisäksi vuosikello määrittelee teille sisäisesti mittaamisen aikataulutuksen ja auttaa yritystänne hahmoittamaan tekemistä kertarykäyksen sijaan paloittelemalla tekemistä pienemmäksi ja tarkemmin kohdistetummaksi. Tämä on myös isossa roolissa tiedon tulkittavuuden kannalta. Eri tavoitteiden ja aihealueiden teemat voidaan jakaa mm. yrityksen strategian ja tilan mukaisesti.
Hyvä vastausprosentti on koko henkilöstömittaamisen ja analytiikan hyödyntämisen kulmakivi. Tätä varten sinun tulee ehdottomasti luoda suunnitelman sille miten kyselyiden tuloksista viestitään ja miten homma toimii sisäisesti! Jos viestintä on takkuavaa, epäselvää tai asioita ei tapahdu kyselyn jälkeen, on hyvin todennäköistä, että henkilöstö kokee tulevaisuuden kyselyt merkityksettöminä, ja tämän korjaaminen vie huomattavasti enemmän aikaa versus kevyen sisäisen suunnitelman luominen! Älä siis ryssi resurssejasi heikon sisäisen prosessin takia!
Suunnittele viestintä huolellisesti, kerro etukäteen että kysely tullaan tekemään, kuvaile miksi ja mikä teillä on tavoitteena. Jos tiedä jo nyt kuinka usein tulette kyselyitä teettämään kerro siitäkin. Lupaa jakaa tulokset ja ryhtyä toimenpiteisiin, sillä tällä luotte myös uskottavuutta henkilöstössänne.
Hyvällä sisäisellä prosessilla ja viestinnällä saat henkilöstöä innostettua kyselyihin! Alapuolella on esimerkki suoraviivaisesta sisäisestä prosessi mallista, joka on kuvattu ylätasolla.
Nyt kun rikkaruohojen jäämät ovat kitketty, on helpompi lähestyä teknologiaa, eikä mennä teknologia edellä. Kiva Workilla tuomme sinulle edellytykset onnistumiseen ja toimintaa ohjaavan henkilöstöanalytiikan käyttöösi minkä avulla;
Kiva Workin missiona on täyttää henkilöstöanalytiikan kuilu ja tuoda henkilöstöanalytiikka yhdeksi yritysten perus pilareiksi sekä rakentaa asiakkaiden kanssa yhdessä onnistumisen elementit kasaan! Kaiken ytimessä on ollut visiomme yksinkertaistaa henkilöstöanalytiikka ja siihen liittyvät toimintamallit.
Tästä syystä emme vain myy alustaa ja jätä sinua oman onnesi nojaan. Autamme sinua jokaisessa vaiheessa varmistaaksemme, että saatte parhaan mahdollisen tuloksen ja vaikutuksen Kiva Work alustan ja mallien avulla, ja että voit menestyä roolissasi parhaalla mahdollisella tasolla!
Kuinka useasti meidän pitäisi tehdä kyselyitä?
Luo tavoitteet (lyhyen sekä pitkän aikavälin) ja valitse staattiset mittarit. Näiden pohjalta kyselyjen frekvenssi on helppo määritellä. Kyselytahti voi olla mitä tahansa 1x vuodesta -> 1x viikkoon, kunhan ne edistävät tavoitteitanne ja sisäinen prosessi on jouheva. Muista kuitenkin, että ei ole kannattavaa tehdä liiallista suunnittelua, on tärkeätä lähteä käyntiin, sillä toimintamallit parantuvat ainoastaan tekemisen kautta.
”Tieto muuttu viisaudeksi vasta kun muutamme toimintaamme”.
Entä kuinka monta kysymystä tulisi olla kyselyssä?
Kysymykset, kysymysten muotoilu, sisältö sekä määrä, määritellään tavoitteiden pohjalta. Vinkkinä kuitenkin, että lähes aina 1 – 10 kysymystä on täysin riittävä.
Mikä on hyvä eNPS tulos meidän toimialalla?
En tiedä, tällä ei ole merkitystä teidän toiminnan kannalta, liiketoiminnan kasvun tai henkilöstöpuolen kehittämisen kannalta.
eNPS on hyvin ”pintaraapaisu” mittari, joka kuvastaa ainoastaan sitä, että suosittelisiko työntekijä teitä vai ei. Tämä ei itsessään luo yleensä juurikaan minkäänlaista arvoa liiketoiminnalle, paitsi “kunniamerkin ja ylpeyden aiheen”.
Eikö olisi mielenkiintoisempaa tietää, että miksi työntekijät eivät suosittele teitä tai miksi suosittelisivat? Lisäksi eNPS on huono arvon tuottaja ison rajauksen vuoksi, sillä eNPS tulokseen otetaan ainoastaan ääripäät. Muista, että kyselyt ovat henkilöstöä ja liiketoimintaa varten, eikä toisinpäin. Keskittykää merkityksellisiin osa-alueisiin, jotka tuovat konkreettista ja mitattavaa arvoa teidän toiminnalle ja henkilöstölle.
Huolestuttavimmat kokemukset ovat niitä, jossa kuulemme, että HR tai johto haluaa kaikin tavoin optimoida eNPS tulosta, jos toimitte näin, korjatkaa ajatusmaailmanne heti! Tämä nimittäin on täysin väärä tapa lähestyä henkilöstökyselyitä ja henkilöstöanalytiikkaa.
Voidaanko benchmarkata meidän tuloksia muihin toimijoihin?
Tässä tulen toistamaan ylempänä kuvatut asiat. Painotan myös, että vertailu (benchmarking) vaatii identtiset kyselyt, sisällöt ja järjestyksen jotta ne voivat olla validoidusti vertailukelpoisia. Jos tämä on teidän tavoitteissa, ajelehditte hyvin todennäköisesti väärässä meressä, sillä henkilöstökyselyt ja analytiikka täytyy olla kytkettynä teidän strategiaanne ja tavoitteisiinne, jolloin kyselyt ovat aina sisällöstä alkaen kustomoituja ja täysin yrityskohtaisia, luoden vertailun mahdottomaksi.
Vinkki:
Vertailktaa tuomaanne kasvua, vaikutusta, säästöä tai kehitystä! Nämä ovat konkreettisia ja teille arvoa luovia vertailuja. On paljon mukavampi tietää miten henkilöstön vaihtuvuus on vähentynyt kun olette tehneet toimenpiteet X ja Y vuodesta 2020 vuoteen 2022.
Keskittykää siis merkityksellisiin osa-alueisiin, jotka tuovat konkreettista ja mitattavaa arvoa teidän toiminnalle ja henkilöstölle.
Meillä on sen verran matala hierarkia että kerran kahteen vuoteen tehtävä kysely varmaan riittävät?
Kun lähestytte henkilöstökyselyitä ja analytiikkaa artikkelin mukaisesti (tavoitteiden ja strategian kautta), niin hierarkialla ei ole minkäänlaista merkitystä tässä kontekstissa, päinvastoin, tämä helpottaa varmasti sisäistä tekemistänne.
Vinkki:
Sinulla saattaa olla käsitys tai tunne, että hierarkia on matala, mutta henkilöstö voi kokea tämän täysin eri tavalla. Tämä on yleinen ennakkoluulo sisäisesti, joka on hyvin monella ennen kyselyn toteuttamista. Pyrkikää perustamaan tällaiset käsitykset ja tuntemukset faktaan, eli kysykää henkilöstöltä anonyymisti tämä kysymys.